Smart working: il lavoro del futuro

Smart Working: cos’è? E quali sono i vantaggi e gli svantaggi?

In questo periodo si parla tantissimo di smart working, a causa del Coronavirus, che sta obbligando le aziende a modificare il proprio modo di lavorare.

Il governo si è attivato per semplificare, accelerare e incentivare le aziende a lavorare con questa modalità emettendo un decreto.

Lo Smart Working rappresenta un modo di lavorare che rafforza la tua flessibilità e indipendenza attraverso l’uso della tecnologia moderna. L’obiettivo è ottimizzare il proprio lavoro e aumentare il benessere legato al lavoro. Di norma, lo smart working porta anche ad un aumento della propria produttività.

Lo smart working può essere trovato in aziende affermate e da individui (di solito autonomi). Un concetto di business intelligente è un modello di business che mira a lavorare in modo smart, ovvero intelligente, sin dall’inizio.

Lo sviluppo e il progresso sono onnipresenti, in tutte le aree della nostra vita quotidiana. La domanda a questo punto non è quando si verificano progressi e quindi un cambiamento, ma come lo affrontiamo.

Le PMI devono sviluppare, adattare e affrontare continuamente nuove sfide se vogliono stare al passo con i progressi e la concorrenza. Il cambiamento è particolarmente evidente attraverso i mezzi di comunicazione moderni e mobili, nonché le conseguenti opportunità di interazione e collaborazione. Il posto di lavoro di domani non è più un posto statico nell’edificio dell’azienda, ma molto di più, ovunque si trovi il dipendente. Nuove possibilità tecniche di comunicazione tramite smartphone e accelerate dal cloud computing lo rendono possibile.

In questo articolo, noi di Gut Feeling ti spiegheremo cosa significa lavorare in modo intelligente esaminando da vicino i cambiamenti nel mondo del lavoro.

Smart working: cos’è

Il lavoro intelligente, o smart working,  è noto come un nuovo modello di lavoro. Questo utilizza le nuove tecnologie e lo sviluppo di tecnologie esistenti per migliorare sia le prestazioni che la soddisfazione sul lavoro.

Sebbene sia un concetto molto ampio, lo smart working si basa su due idee chiave:

• Un modo di lavorare più redditizio (non solo finanziariamente)
• L’uso della tecnologia

Il significato del lavoro intelligente è già nel termine e oggigiorno quasi tutto è “intelligente”: telefoni, orologi o veicoli. Il supporto digitale è indispensabile.

Lo smart working è strettamente legato al concetto di telelavoro, ma sono due cose diverse. Si potrebbe anche dire che il lavoro intelligente è una naturale evoluzione di quest’ultimo. In passato, il telelavoro ha spostato il lavoro dall’ufficio a casa, mentre oggi lo smart working (lavoro intelligente) porta il lavoro in quasi ogni luogo:

• parchi
• caffè
• co-working
• Sala d’attesa negli aeroporti

Smart sta per brillante, intelligente, intraprendente e funzionante. Quindi stiamo parlando di un modo di lavorare intelligente. Per essere più precisi, Smart Working descrive un processo di collaborazione e interazione reciproca, il collegamento in rete di persone e conoscenze, indipendentemente dalla posizione, dal tempo e dai rispettivi mezzi di comunicazione.

Il nuovo concetto di smart working spiega un cambiamento nel mondo del lavoro delle aziende. Molte aziende lo comprendono come un allontanamento dai metodi di lavoro tradizionali e saldamente ancorati alla scrivania verso una maggiore flessibilità nel modo in cui i dipendenti collaborano tra loro, indipendentemente da un luogo di lavoro definito come tale. Ad esempio, sempre più aziende stanno offrendo ai propri dipendenti l’opzione di un ufficio a casa .

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Gli elementi base dello smart working:

• Migliore disponibilità e utilizzo dei luoghi di lavoro e degli strumenti
• Ottimizzazione dei costi attraverso un flusso di lavoro progettato in modo efficiente
• Maggiore produttività e motivazione attraverso maggiore libertà e flessibilità
• Promuovere la produttività attraverso una maggiore collaborazione e interazione tra i dipendenti
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti attraverso apparecchiature di comunicazione moderne e mobili
• Crescente popolarità delle aziende come datore di lavoro
• Maggiore responsabilità personale dei dipendenti
• Maggiore lavoro digitale via Skype, Slack e altri canali di comunicazione

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Come lavorare da casa: riflessioni e suggerimenti di Marco Montemagno

Lavorare da casa non è semplice quando si è abituati all’ufficio. Bisogna cambiare mentalità, abitudini e creare una sana organizzazione. Marco Montemagno affronta l’argomento parlando della sua esperienza personale.

Lavorare in modo intelligente può significare cose diverse

Smart working non è un termine definito. Esistono approcci diversi. Se le grandi aziende parlano di smart working, spesso si riferiscono alla riorganizzazione della loro classica cultura centralistica degli uffici a favore di una collaborazione più flessibile da luoghi diversi.

Questo porta alla riprogettazione dei luoghi di lavoro. L’esempio degli uffici di Google è ben noto. L’ufficio di Zurigo con il suo design rilassato e colorato è spesso un esempio. Qui i dipendenti possono andare e venire a loro piacimento e ci sono un certo numero di altre libertà che altri dipendenti solo sognano.

Lavorare in modo intelligente come stile di vita per l’individuo

Oltre al cambiamento culturale nelle grandi aziende, lo smart working è uno stile di vita reso possibile solo dalla società moderna e in particolare dalle nuove tecnologie di comunicazione.

Lavorare in modo intelligente significa mantenere il controllo sul proprio lavoro, assumersi la responsabilità diventando più efficaci per se stessi, non principalmente per l’azienda.

C’è un filo fondamentalmente comune che attraversa tutti questi discorsi aziendali: per la prima volta nella storia, i lavoratori hanno padroneggiato i mezzi di produzione. Non è più necessario dipendere da grandi aziende, è possibile guadagnare come liberi professionisti, avviare un’attività in proprio o semplicemente cambiare e lavorare per qualcuno che ha lo stesso mindset.

Stiamo parlando di una nuova agilità, flessibilità e libertà acquisite in molte aree della nostra vita lavorativa quotidiana. Il luogo e il tempo di lavoro possono essere resi molto più flessibili nelle condizioni, il che si riflette sempre più nella produttività e nella creatività dei dipendenti. La possibilità di lavorare in ufficio a casa apre la strada a un lavoro molto più adatto alle famiglie e che soddisfa le esigenze individuali.

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I tratti distintivi dello smart working

• il tuo lavoro è una tua responsabilità
• quando e dove svolgi il lavoro non è importante
• l’attenzione è focalizzata sugli obiettivi raggiunti
• flessibilità riguardo al posto di lavoro
• aumento del lavoro in team virtuali
• lavorare in team diversi contemporaneamente (Teaming): ciò è reso possibile dalla tecnologia di comunicazione mobile

Uno slogan dello smart working è “work smart, not hard“. Ciò che si intende con questo è che l’uso intelligente del lavoro porta a risultati migliori e anche a un migliore rapporto degli obiettivi della vita privata con il ciclo di lavoro.

Lo smart working crea nuovi ambienti di lavoro

I desideri e i criteri dei dipendenti nella scelta del lavoro preferito sono diversi. Al giorno d’oggi non è raro che espedienti come opportunità di svago, indennità per il tempo libero e assistenza all’infanzia siano in cima alla lista oltre alla distanza dal luogo di lavoro e alla possibilità di una giornata lavorativa flessibile. La vita privata e professionale si confluisce senza soluzione di continuità attraverso l’emergere di nuovi ambienti di lavoro e di vita.

Se consideriamo lo spazio degli uffici, dal passato al presente, come uno spazio autonomo, un modo di lavorare completamente nuovo si apre soprattutto grazie alle nuove tecnologie e ai mezzi di comunicazione. L’ufficio, inteso con luogo in cui il lavoro viene svolto, può diventare la propria casa, la macchina, il bar durante un viaggio d’affari o la sala di attesa dell’aereoporto. La distanza dal luogo di lavoro effettivo, l’ufficio tradizionale, sta diventando sempre più marginale a causa delle opzioni di comunicazione mobile.

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Strumenti per lavorare online da ovunque

La collaborazione e l’interazione dei dipendenti di un’azienda viene sempre più effettuata tramite soluzioni di posta elettronica, messaggistica, chat e video. Le riunioni si svolgono sempre più a livello digitale, consentendo un lavoro efficace da qualsiasi parte del mondo. Canali di comunicazione audiovisivi come Google Hangouts, WhatsApp, Slack, Skype o Zoom cambiano radicalmente la comunicazione dei nostri dipendenti.

Alcuni strumenti utili per lavorare online:

• Google Drive: invece di creare cartelle su dekstop puoi archiviare tutto qui per avere l’accesso da ovunque e da qualsiasi dispositivo in condivisione con il tuo team di lavoro;
• Trello o Asana: tool per il Project Maanagement per strutturare il lavoro in condivisione con i tuoi collaboratori da remoto;
• Fatture in cloud: software di fatturazione e gestionale online;
• Zoho: Zoho è un software, più precisamente un CRM in cloud. Ti permette di gestire tutta l’anagrafica clienti e fornitori, attività e scadenze, trattative di vendita, supporto post-vendita, completamente online.

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Gestionale in cloud per smart working

In questo senso, anche il software aziendale si sta sviluppando sempre più in questa direzione. Il software aziendale basato su cloud è un argomento caldo. Il software aziendale, che è gestito nel cloud, integra e supporta i processi del nuovo coraggioso mondo del lavoro e offre una vasta gamma di possibilità per aziende e dipendenti. L’accesso al progetto e le informazioni specifiche del cliente possono essere utilizzate da qualsiasi dipendente e decisore, indipendentemente dalla posizione. Tutte le informazioni sono sempre aggiornate e protette da speciali autorizzazioni e backup automatico dei dati. Con il modello software-as-a-service il software aziendale non richiede le proprie sale server con una complessa infrastruttura IT, l’applicazione è comodamente ottenuta da Internet come servizio di abbonamento. Ciò non solo consente di risparmiare sui costi, ma semplifica anche l’accesso, rendendo i modelli di lavoro intelligenti ancora più facili da implementare.

Vantaggi dello Smart Working

Lo Smart Working offre vantaggi e svantaggi per il dipendente e l’azienda. Ecco alcuni dei principali vantaggi.

Vantaggi dello smartworking:

• Aumenta l’autonomia e la libertà del lavoratore
• Risparmio di denaro per lavori, trasporti o forniture (elettricità, riscaldamento, ecc.)
• Significativo risparmio di tempo , soprattutto nelle grandi città
• Migliorare l’equilibrio sempre più importante tra lavoro e vita privata
• Maggiore produttività con un lavoro ben strutturato
• Un notevole miglioramento nella motivazione dei dipendenti:  il dipendente apprezza di più il lavoro e l’azienda
• Inclusione : consente l’integrazione delle persone a mobilità ridotta

Svantaggi dello smart working

Ma il lavoro intelligente può anche presentare alcuni svantaggi.

Svantaggi del lavoro intelligente:

• Il lavoratore può percepire il lavoro come una violazione della sua vita privata
• Rischio di isolamento del lavoratore a causa della mancanza di contatto con i colleghi. Ciò può comportare una mancanza di identificazione dei dipendenti con l’azienda
• Diminuzione della produttività con lavori a distanza mal programmati o eseguiti
• Potrebbe esserci un minore controllo sulla quantità o qualità del lavoro
• Parte del risparmio dell’azienda può comportare spese per il lavoratore (area di lavoro, costo delle consegne, ecc.)

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Studio dello smart working

Il Rapporto globale Adecco 2015 rivela alcuni fatti interessanti sullo smart working e le opinioni delle persone sul lavoro in un luogo diverso dal luogo di lavoro tradizionale.

Ad esempio, l’accettazione dello smart working sembra essere alta tra coloro che sanno di cosa si tratta. Nonostante gli svantaggi come la distrazione e il rischio di un possibile isolamento, solo il 17% delle persone in cerca di lavoro respingerebbe la flessibilità del lavoro intelligente.

Lo studio fornisce altri dati interessanti, come l’opinione dei professionisti che lavorano nelle risorse umane. Sarebbe utile per i recruiter analizzare alcuni degli svantaggi del lavoro intelligente, come:

• isolamento
• Comunicare con i colleghi
• Mancanza di identificazione con l’azienda

Altri fatti più interessanti emersi dallo studio:

• Il 55% degli intervistati lavorerebbe da casa.
• Il 46,5% funzionerebbe anche con lo smartphone.

Un fatto si distingue chiaramente:

• Il 90,8% degli intervistati vorrebbe poter lavorare fuori dall’ufficio.

I lavori preferiti sarebbero:

• Da casa (64,2%)
• Dagli spazi di coworking (47,6%)
• Da qualsiasi parte vicino a casa (41,3%)

Quindi sembra che ci siano più persone che vogliono integrare il lavoro intelligente nella loro vita lavorativa che persone che sanno cosa significa effettivamente il termine.

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Lo Smart WorkinG nel futuro

Le nuove tecnologie e il miglioramento delle tecnologie esistenti sono fattori centrali nello sviluppo dello smart working. Ciò include una vasta gamma di strumenti come:

• Internet
• smartphone
• Reti sociali
• Qualsiasi tipo di programma che faciliti la flessibilità sul posto di lavoro e una maggiore mobilità

Non lontano in futuro, altre tecnologie, come la realtà virtuale, verranno aggiunte all’elenco delle tecnologie.

L’obiettivo principale sarebbe quello di raggiungere non solo migliori prestazioni lavorative, ma anche un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata . In definitiva, una maggiore soddisfazione dei dipendenti porta anche più successo alle aziende.

Conclusione

Il progresso tecnologico e le ultime opzioni di comunicazione determineranno il luogo di lavoro del futuro. I dipendenti lavorano su mobile e basati su cloud. Ciò ti dà l’opportunità di svolgere il tuo lavoro da qualsiasi luogo, poiché tutte le informazioni pertinenti sono disponibili per tutti i dipendenti tramite il cloud.

La comunicazione avviene sempre di più tramite dispositivi mobili dall’home office o da uno spazio di lavoro pubblico. Il lavoro viene svolto praticamente, indipendentemente da ora e luogo.

Un modo di lavorare basato sul cloud cambia anche l’importanza dei dipartimenti IT, poiché il fornitore gestisce servizi, manutenzione e aggiornamenti software per le applicazioni aziendali. Ad esempio, l’IT si concentrerà sempre più sulla digitalizzazione di processi aziendali analogici.

Uno degli slogan più noti nella “scena del lavoro intelligente”è: “Lavora in modo intelligente, non duro!”. Questo straordinario slogan nasconde un uso intelligente e produttivo di tutte le risorse, tenendo conto degli interessi e dei bisogni individuali. Anche se il lavoro intelligente è ancora un sogno del futuro in alcune aziende e richiede un certo ripensamento di strutture e processi consolidati, segna chiaramente la strada verso un mondo del lavoro progressivo e orientato al futuro.

 

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