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Firma email: Un biglietto di presentazione fondamentale

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Risorse e consigli per creare la tua firma email

La firma email è diventata uno strumento indispensabile per la comunicazione e il marketing della propria figura professionale e della propria attività. Nell’era della comunicazione via web, l’e-mail (qui il gioco di parole è dovuto ndr) è diventata il mezzo di comunicazione per antonomasia, tant’è vero che è impossibile farne a meno.

Ecco dunque, che si rende necessario presentare le proprie missive informatiche nel miglior modo possibile. Nulla deve essere lasciato al caso, neanche la propria firma email.

Ma che cosa è la firma email? La risposta è presto data: è semplicemente un elemento fondamentale della comunicazione commerciale.

È fondamentale in quanto identificativo e professionale.

Ciò detto, qualunque figura professionale dal content manager al web designer, dall’editore al commerciante, all’imprenditore, al falegname fino ad arrivare al dipendente della pubblica amministrazione, con molta difficoltà potrà lavorare senza essersi dotato di una casella di posta elettronica, per inviare e ricevere comunicazioni private e professionali.

L’e-mail lo strumento di comunicazione più usato

firma email smartphone

Al giorno d’oggi l’email è lo strumento maggiormente impiegato per la corrispondenza e la messaggistica.

Utile per mandare documenti, per inviare comunicazioni urgenti, per richiedere informazioni e via discorrendo, l’e-mail sbanca nel mondo della comunicazione vincendo la sua battaglia persino contro la crescita abnorme del mondo dei social network, iper utilizzati anche per i loro servizi di messaggistica istantanea.

Differenze tra e-mail e messaggistica social

A questo punto la domanda sorge spontanea: qual è la differenza tra casella e-mail e messaggistica social? Semplice, la professionalità. La casella di posta elettronica è un mezzo decisamente più professionale rispetto al messaggio su WhatsApp o a quello su Messenger.

Per intenderci l’e-mail è un mezzo ufficiale, non è una chat.
Ragion per cui, risulta di fondamentale importanza curare la propria casella di posta elettronica in ogni minimo particolare, nonché personalizzarla in maniera impeccabile. A livello professionale farlo significa migliorare il proprio brand identity. Il che non è poco.

La firma email perfetta

Per realizzare una firma email perfetta non bisogna lasciare niente al caso.

La prima cosa da fare senza ombra di dubbio è quella di inserire solo ed esclusivamente le informazioni necessarie.

Ma come dev’essere la firma email perfetta? Detta firma non deve essere:

  • eccessivamente invasiva;
  • fastidiosa.

La firma e-mail ideale, di fatto, deve essere progettata in modo da risultare ordinata, simmetrica e integrata alla perfezione con tutto il resto.

Per costruire una firma email che rispetti le suddette caratteristiche, è doveroso ripeterlo, bisogna inserire solamente le informazioni indispensabili. Questo è importante ai fini di non confondere il destinatario della comunicazione.

Tutti i dati da inserire

Una firma e-mail ad hoc deve avere in ordine:

  • nome e cognome;
  • sede aziendale, oppure dello studio, del negozio e via discorrendo;
  • numero di telefono;
  • cellulare;
  • numero di fax;
  • indirizzo e-mail;
  • sito web;
  • profili social.

Affinché il tutto compositivo sia armonico e appropriato è necessario evitare l’inserimento del lemma dottore. Non bisogna inserirlo neanche abbreviato. Questo perché si tratta di un termine che nel Bel Paese viene impiegato in maniera impropria. Invece, nei paesi anglosassoni, per esempio, si usa solo per indicare un soggetto che ha conseguito un Dottorato di Ricerca universitario. Quindi, contrariamente a quanto avviene in Italia, la parola rimanda a una determinata figura, dunque non viene associata a chiunque abbia conseguito la laurea.

L’importanza del design

Chiaramente affinché la firma e-mail sia impeccabile non bisogna limitarsi a inserire solamente le informazioni in forma testuale, ma è altresì necessario curare il design del tutto compositivo.

email firma

La firma email deve seguire un imperativo categorico: deve essere esteticamente gradevole all’occhio.

Tra le diverse possibilità di personalizzazione della firma e-mail c’è quella che prevede l’iserimento della fotografia del mittente, creando così una firma con visual dedicata.

Creazione firma email con visual dedicato

Per avere una firma e-mail fortemente identificativa bisogna corredarla della fotografia del mittente.

La firma con visual può essere realizzata attraverso due soluzioni, una verticale e l’altra orizzontale.

La soluzione verticale vuole che la firma venga sviluppata affiancando allo schema visual il:

  • nome e cognome;
  • headline;
  • info;
  • canali social;
  • call to action.

La soluzione orizzontale vuole che la firma venga sviluppata inserendo lo schema visual sul lato sinistro e tutte le informazioni sul lato destra, in coda la call to action.

Per trovare la soluzione più soddisfacente, ovviamente bisogna fare diverse prove, quindi via libera alla sperimentazione.

Naturalmente è possibile inserire nella propria firma email elementi opzionali che la rendono subito identificabile, quali, per esempio, il logo aziendale.

I tool online

Come è ovvio, il meraviglioso mondo del web è ricco di risorse che danno forma a firme per email perfette, alcune sono gratuite, altre sono in prova, altre ancora sono a pagamento.

Tra i tool gratuiti più quotati c’è WiseStamp. Il tool appena citato però ha alcune funzioni bloccate, queste ultime si possono sbloccare sottoscrivendo un piccolo abbonamento mensile.

WiseStamp si integra alla perfezione con i client di posta elettronica più importanti, quali Gmail, Hotmail, Yahoo e iOS Mail.

Tra i tool gratuiti, di notevole interesse anche Exclaimer’s FREE Email Signature Generator e Email signature generator di Hubspot.

Il risultato finale sarà davvero soddisfacente.

Tuttavia, è doveroso precisare che questi tool non raggiungono la perfezione più eccelsa.

Il web designer

Dunque, i super perfezionisti, quelli dei puntini sulle “i”, affinché siano soddisfatti in pieno della propria firma email devono rivolgersi a un esperto professionista, ovvero a un web designer. Questa figura è in grado realizzare una firma e-mail che ha la capacità di apparire in maniera corretta su tutti i client di posta elettronica, nonché su tutti i browser. Questa firma verrà scritta dal web designer in codice HTML.

Quando si prendono gli accordi con il web designer è bene sottolineargli che la firma e-mail desiderata deve avere uno stile pulito.

Al fine di raggiungere un ottimo risultato estetico, due ultimi consigli per un’ottima firma email:

  • Non abusare dei colori, nei fatti le nuance scelte devono essere poche,
  • scelta di un font leggero ed adeguato al messaggio da trasmettere.

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Marco

La mia passione è osservare. Adoro i dettagli e curare i piccoli aspetti in un lavoro grafico. Cerco l'equilibrio in tutto, l'equilibrio nel mio carattere, nella scelta della musica fino alla disposizione dell'arredamento. Ho grande ammirazione per chi è più bravo di me in qualcosa.

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